POLITIKA OCHRANY ÚDAJŮ
SPOLEČNOSTI DELIKOMAT s.r.o.

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZÁKAZNÍKŮ, VOLAJÍCÍCH NA SERVISNÍ LINKU, UŽIVATELŮ WEBOVÝCH STRÁNEK, UCHAZEČŮ O ZAMĚSTNÁNÍ A O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ V SOUVISLOSTI S VEDENÍM VNITŘNÍHO OZNAMOVACÍHO SYSTÉMU (WHISTLEBLOWING)

Úvodem

Vážení,

na základě této informace si Vás dovolujeme informovat o podmínkách zpracování osobních údajů, jakož i o Vašich právech týkajících se zpracování osobních údajů, a to v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „nařízení GDPR“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, v platném znění (dále jen „zákon o zpracování“).

Údaje o správci osobních údajů a kontaktní osobě ve věcech ochrany osobních údajů

Správcem osobních údajů je naše společnost, DELIKOMAT s.r.o.,IČO: 63475260, se sídlem U Vlečky 843, 664 42 Modřice, spisová značka C 20361 vedená u Krajského soudu v Brně. Kontaktní osobou naší společnosti ve věcech ochrany osobních údajů je pan Daniel Novák, konzultant IT, tel.: +420 546 125 898, e-mail: gdpr@delikomat.cz. Kontaktními osobami naší společnosti ve věcech ochrany osobních údajů zpracovávaných v souvislosti s vedením vnitřního oznamovacího systému a plněním dalších povinností dle příslušných právních předpisů, zejména zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, v platném znění (dále jen „ZOCH“), jsou příslušné osoby ve smyslu § 10 ZOCH, Eva Štefková, U Vlečky 843, Modřice 664 42, telefon: +420 720 819 918, e-mail: stefkova@delikomat.cz.

Účely, právní základy a osobní údaje, které zpracováváme

Za účelem uzavření smlouvy a splnění smlouvy o produktu, službě nebo spolupráci, včetně vyřizování reklamace či servisu ohledně poskytnutého plnění na základě takové smlouvy, zpracováváme, bude-li to třeba, Vaše osobní údaje v rozsahu zejména firma/společnost, jméno, příjmení, kontaktní adresa, e-mail, telefonní číslo, datum narození, číslo bankovního účtu.  Za tímto účelem, jakož i případně za účelem přijetí a zpracování požadavku či jiného oznámení ohledně závady týkající se našeho produktu či služby, naše společnost pořizuje záznam Vašeho hovoru na servisní linku naší společnosti mimo stanovenou pracovní dobu, resp. nahrává tímto způsobem Vámi zanechaný vzkaz na této servisní lince mimo stanovenou pracovní dobu, kdy při této činnosti naše společnost zpracovává osobní údaje obsažené v tomto hovoru (vzkazu) a záznamu, včetně Vašeho telefonního čísla, ze kterého voláte na tuto servisní linku, a případně Vašich dalších kontaktních údajů. Právním základem daného zpracování osobních údajů je provedení opatření před uzavřením smlouvy, resp. splnění smlouvy, anebo oprávněné zájmy naší společnosti.

Za účelem komunikace s naší společností prostřednictvím kontaktního formuláře umístěného na webových stránkách naší společnosti www.delikomat.cz,  www.cafepremium.cz a lcdc.cz zpracováváme Vaše osobní údaje v rozsahu zejména osobních údajů, které v rámci tohoto kontaktního formuláře vyplníte, jako jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mail, identifikační údaje o Vaší firmě/společnosti – IČO, DIČ, adresa. Právním základem daného zpracování osobních údajů je provedení opatření před uzavřením smlouvy, resp. splnění smlouvy, anebo oprávněné zájmy naší společnosti.

Za účelem využívání webových stránek naší společnosti, www.delikomat.cz, www.cafepremium.cz a www.lcdc.cz, včetně jejich provozu a nastavení, zpracováváme Vaše osobní údaje v rozsahu zejména:

• osobních údajů, které na našich webových stránkách zadáte nebo vyplníte, jako jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mail, identifikační údaje o Vaší firmě/společnosti – IČO, DIČ, adresa.

• osobních údajů, které naší společnosti umožní zajistit správné fungování našich webových stránek, jakož i zjistit Vaši identifikaci a Vaše uživatelské preference. Pro shromáždění tohoto typu informací používáme soubory cookies. Aby se mohly webové stránky správně zobrazovat, potřebujeme sbírat tzv. technické cookies. Pro všechny ostatní typy cookies potřebujeme Váš souhlas a je pouze na Vás, zda nám svůj souhlas udělíte, případně v jakém rozsahu. Rozsah oprávnění pro sběr cookies můžete nastavit prostřednictvím tzv. Cookies lišty, která se zobrazuje na webových stránkách naší společnosti. Zde také naleznete podrobné informace k souborům cookies. Tento souhlas s používáním cookies udělujete na dobu 12 měsíců nebo do odvolání souhlasu.

Právním základem daného zpracování osobních údajů je provedení opatření před uzavřením smlouvy, resp. splnění smlouvy, oprávněné zájmy naší společnosti anebo Váš souhlas (zejména v případě používání jiných než tzv. technických cookies). Na webových stránkách jsou umístěny odkazy (linky) na sociální sítě Facebook a Instagram. Naše společnost jako poskytovatel webových stránek nezískává žádné informace ohledně zpracování Vašich osobních údajů prostřednictvím těchto sociálních sítí a za toto zpracování osobních údajů naše společnost nenese žádnou odpovědnost. Informace ohledně zpracování Vašich osobních údajů prostřednictvím těchto sociálních sítí naleznete na webových stránkách těchto sociálních sítí.

Za účelem realizace marketingových a reklamních činností zpracováváme Vaše osobní údaje v rozsahu zejména jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo. Právním základem daného zpracování osobních údajů jsou oprávněné zájmy naší společnosti anebo Váš souhlas, pokud je takový souhlas v daném případě nezbytný.

Za účelem realizace výběrového řízení naší společnosti na určitou pracovní pozici v naší společnosti a zajištění Vaší účasti v něm zpracováváme osobní údaje, které nám za tímto účelem poskytnete, ve Vašem životopisu, v rámci přijímacího pohovoru či jiným způsobem, zejména jméno, příjmení, titul, datum narození, trvalé bydliště, korespondenční adresa, telefonní číslo, e-mail, státní občanství, vzdělání, pracovní kvalifikace, jazykové a jiné znalosti a dovednosti, dosavadní pracovní zkušenosti (pracovní historie). Právním základem daného zpracování osobních údajů je provedení opatření přijatých před případným uzavřením smlouvy. Pro případ, že nebudete na tuto pracovní pozici vybrán/a, můžete naší společnosti udělit souhlas se zpracováním těchto osobních údajů za účelem případného oslovení Vaší osoby s nabídkou účasti v budoucím výběrovém řízení ohledně jiné pracovní pozice v naší společnosti. Právním základem daného zpracování osobních údajů bude v takovém případě Váš souhlas. Tento souhlas udělujete na dobu 24 měsíců od udělení souhlasu nebo do odvolání souhlasu.

Za účelem plnění účetních a daňových povinností (např. dle zákona o účetnictví či zákona o DPH) naší společnosti zpracováváme zejména Vaše identifikační a transakční osobní údaje, jako jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mail, identifikační údaje o Vaší firmě/společnosti – IČO, DIČ, číslo bankovního účtu. Právním základem daného zpracování osobních údajů je plnění povinností vyplývajících z právních předpisů.

Za účelem uplatnění práv a právních nároků naší společnosti (např. při vymáhání pohledávek vůči Vaší osobě či v případě, pokud se naše společnost účastní soudního řízení, které se týká Vaší osoby) zpracováváme v nezbytnému rozsahu Vaše osobní údaje. Právním základem daného zpracování osobních údajů je plnění povinností vyplývajících z právních předpisů, případně oprávněné zájmy naší společnosti.

Za účelem vedení vnitřního oznamovacího systému a plnění dalších povinností dle příslušných právních předpisů, zejména ZOCH, případně za účelem ochrany práv a oprávněných zájmů naší společnosti v souvislosti s plněním těchto povinností zpracováváme zejména tyto kategorie osobních údajů:

• identifikační a kontaktní údaje (např. jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa bydliště, e-mailová adresa, telefonní číslo);
• údaje obsažené v oznámení nebo údaje související s oznámením;
• údaje o vyřizování oznámení a výsledku vyřízení oznámení;
• údaje, které budou naší společnosti sděleny během vyřizování oznámení.

Právním základem daného zpracování osobních údajů je plnění právních povinností, resp. oprávněné zájmy naší společnosti. V určitých případech je právním základem zpracování osobních údajů Váš souhlas (např. v případě pořízení zvukové nahrávky ústního oznámení dle § 19 ZOCH či v případě poskytnutí informace o totožnosti oznamovatele a osoby podle § 4 odst. 2 písm. a) až h) ZOCH).

Zpracování a sdílení osobních údajů

Vaše osobní údaje nebudou použity k rozhodování čistě na bázi automatizovaného zpracování, ani profilování.

V rámci zpracování osobních údajů byla naší společností přijata technickoorganizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů, a to i po ukončení zpracování osobních údajů.

Vaše osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny třetím osobám, zejména jednotlivým zpracovatelům osobních údajů, případně dalším správcům, vždy však pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů a na základě odpovídajícího právního důvodu pro zpracování osobních údajů. Jedná se například o:

• další společnosti ze skupiny café+co;
• externí osoby poskytující účetní, mzdové nebo personální služby;
• externí osoby poskytující provoz technického (zejména softwarového a hardwarového) vybavení naší společnosti;
• externí osoby poskytující serverové, webové, cloudové nebo IT služby;
• externí osoby poskytující marketingové a reklamní služby;
• externí auditoři;
• externí advokátní kanceláře.

Všichni příjemci osobních údajů poskytují dostatečné garance ohledně organizačně-technického zabezpečení osobních údajů. Vaše osobní údaje mohou být za určitých podmínek dále zpřístupněny státním orgánům (soudům, policii, notářům, finančním úřadům apod., a to v rámci výkonu jejich zákonných pravomocí) nebo je naše společnost může přímo poskytnout jiným subjektům v rozsahu stanoveném zvláštním zákonem.

Osobní údaje zpracovávané v souvislosti s vedením vnitřního oznamovacího systému a plněním dalších povinností dle příslušných právních předpisů, zejména ZOCH, budou zpracovávat příslušné osoby ve smyslu § 10 ZOCH. I tyto osobní údaje mohou být za určitých zákonem stanovených podmínek zpřístupněny dalším osobám, například státním orgánům.

Kde ukládáme osobní údaje

Naše společnost zpracovává, ať již přímo nebo prostřednictvím svých zpracovatelů, Vaše osobní údaje primárně na území České republiky, případně na území Evropské unie a Evropského hospodářského prostoru, kde jsou prostřednictvím nařízení GDPR stejné podmínky ochrany a zabezpečení zpracování osobních údajů.

Pro soubory cookies využíváme služeb společnosti Google Inc., která sídlí mimo území států EU, a to v USA. Podle rozhodnutí Evropské komise uveřejněné v Úředním věstníku EU tato země patří do skupiny zemí se zajištěnou odpovídající ochranou osobních údajů a režimem jejich volného předávání.

Uchovávání osobních údajů

Naše společnost uchovává Vaše osobní údaje po dobu nezbytně nutnou k poskytování produktů a služeb či plnění smlouvy nebo po dobu nezbytně nutnou pro splnění všech jejích právních povinností, případně po dobu stanovenou právními předpisy.

Osobní údaje zpracovávané v souvislosti s vedením vnitřního oznamovacího systému a plněním dalších povinností dle příslušných právních předpisů, zejména ZOCH, budeme v souladu se ZOCH uchovávat po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení, případně ode dne přijetí příslušných osobních údajů.

Ve výjimečných případech, například při vedení soudního sporu, může z důvodu ochrany oprávněných zájmů naší společnosti dojít i k delšímu uchování dokladů obsahujících Vaše osobní údaje. A to zejména v případě, že bychom museli předkládat důkazy v soudním sporu, správním řízení nebo z důvodu výkonu rozhodnutí.

Údaje, které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, uchováváme po dobu, po kterou nám je souhlas platně udělen. Pro vyloučení pochybností, samotný souhlas a změnu či odvolání Vašeho souhlasu uchováváme z titulu našich oprávněných zájmů po celou dobu platnosti souhlasu a nejdéle 5 let poté, co zanikl.

Vaše práva k zajištění ochrany osobních údajů

Za podmínek stanovených právními předpisy, zejména nařízením GDPR, máte ve vztahu k námi prováděnému zpracování Vašich osobních údajů následující práva:

Právo na přístup k osobním údajům

Kdykoliv můžete požádat o potvrzení naší společnosti, zda osobní údaje, které se Vaší osoby týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho je budeme zpracovávat, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování, vznést námitku či podat stížnost u dozorového orgánu, odkud jsme osobní údaje získali a zda dochází na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatickému rozhodování, včetně případného profilování. V této souvislosti máte také právo získat kopii Vašich osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak můžeme požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů.

Právo na opravu

Kdykoliv můžete naši společnost požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné.

Právo odvolat souhlas

Zakládá-li se zpracování osobních údajů na Vašem souhlasu, máte právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu však nemá vliv na zákonnost zpracování osobních údajů do okamžiku jeho odvolání, ani na zpracování osobních údajů z jiných právních důvodů, pro které není Váš souhlas vyžadován.

Právo na přenositelnost údajů

Máte právo nás požádat o poskytnutí Vašich osobních údajů v běžně používaném a strojově čitelném formátu, umožňujícím jejich předání jinému správci, pokud jsme je získali na základě vašeho souhlasu nebo v souvislosti s uzavíráním a plněním smlouvy, a jsou zpracovány automatizovaně.

Právo na výmaz

Vaše osobní údaje musí naše společnost vymazat, pokud již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, pokud je zpracování protiprávní, vznesete-li námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo ukládá-li to naší společnosti zákonná povinnost.

Právo na omezení zpracování

Dokud nejsou vyřešeny jakékoliv sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, musí naše společnost omezit zpracování Vašich osobních údajů tak, že tyto osobní údaje můžeme mít pouze uloženy a případně je můžeme použít z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.

Právo vznést námitku

Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které naše společnost zpracovává z důvodu jejích oprávněných zájmů.

Právo podat stížnost

Máte-li za to, že Vaše osobní údaje jsou zpracovávány protiprávně, máte rovněž právo podat stížnost, a to u státního dozorového úřadu, jímž je Úřad pro ochranu osobních údajů.

Výše uvedená práva můžete u naší společnosti uplatnit e-mailem zaslaným na e-mailovou adresu kontaktní osoby ve věcech ochrany osobních údajů, případně písemným dopisem zaslaným na adresu kontaktní osoby ve věcech ochrany osobních údajů (viz výše). Na tuto osobu se také můžete obrátit v případě jakýchkoliv dalších dotazů, žádostí či stížností týkajících se zpracování Vašich osobních údajů.

Vzhledem ke specifičnosti zpracování osobních údajů v souvislosti s vedením vnitřního oznamovacího systému a plněním dalších povinností dle příslušných právních předpisů, zejména ZOCH, se na výkon výše uvedených práv se v této oblasti mohou vztahovat určité výjimky, a proto je nemusí být možné uplatnit ve všech situacích a/nebo v celém rozsahu.

Ve vztahu k osobním údajům zpracovávaným v souvislosti s vedením vnitřního oznamovacího systému a plněním dalších povinností dle příslušných právních předpisů, zejména ZOCH, můžete výše uvedená práva u naší společnosti uplatnit e-mailem zaslaným na e-mailovou adresu příslušných osob ve smyslu § 10 ZOCH, případně písemným dopisem zaslaným na adresu příslušných osob ve smyslu § 10 ZOCH (viz výše).

(Aktualizováno 18. dubna 2024)